? 檔案是對社會活動的真實記錄，其客觀的記載了人類歷史中的各個方面，是人類歷史發(fā)展過程的真實寫照。檔案由于是真實的對歷史進行的記載，所以其具有非常重要的保存價值。而且在檔案形成過程中，人們也加大了對檔案涉及領(lǐng)域的廣度和深度的拓展，確保其更具系統(tǒng)性和完整性，能夠更好的對歷史進行反映。同時檔案還具有非常重要的參考和借鑒作用，通過對檔案所記載的大量信息進行分析和篩選，從而為各項經(jīng)濟建設(shè)決策提供重要的科學依據(jù)，確保各項決策的正確性。檔案管理數(shù)字化是充分的在檔案管理工作中應(yīng)用信息化技術(shù)，在國家檔案部門統(tǒng)一規(guī)劃和駔織下，將現(xiàn)代信息技術(shù)全面在檔案信息資源管理中進行慶用，從而加快檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，強化檔案信息的數(shù)字化存儲和服務(wù)功能，加快檔案管理的規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和社會化的實現(xiàn)。 　

一、優(yōu)化了檔案隊伍結(jié)構(gòu)和知識結(jié)構(gòu)

　　在當前信息化環(huán)境下，在各行各業(yè)都加快了信息化建設(shè)的進程，信息技術(shù)得以在各領(lǐng)域不斷的滲透和拓展，在這種大背景下，檔案行業(yè)也加快了信息化建設(shè)，利用信息化技術(shù)來加快檔案管理數(shù)字化的實現(xiàn)。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，由于是對紙質(zhì)載體的檔案進行管理，這就導(dǎo)致使用過程中會對檔案自身帶來較大的不利影響，不利于檔案的開發(fā)利用。但在檔案數(shù)字化管理模式下，檔案的載體開始向多樣化的發(fā)展，各種磁性介質(zhì)、光盤、照片、錄像帶等都成為檔案的歸檔材料，這些載體在使用過程中不易損壞，相對于紙質(zhì)載體來講具有較多的優(yōu)勢。特別是在數(shù)字化管理模式下，有效的促進了檔案管理人員對自身知識結(jié)構(gòu)的更新，使其不斷的強化自身的專業(yè)知識和技能，通過培訓來更好的掌握各種新技術(shù)和新方法，從而在檔案數(shù)字化管理工作中能夠更好的實現(xiàn)對各種新技術(shù)的應(yīng)用。在檔案數(shù)字管理規(guī)模下，各檔案部門在吸納人員時更注重對吸引具有針對性的專業(yè)型人才，特別是經(jīng)過檔案專業(yè)系統(tǒng)教育，能夠熟悉掌握計算機和信息技術(shù)的人才。同時檔案部門也加大了培訓和再教育的力度，加強了對檔案數(shù)字化管理需求下人才的培養(yǎng)，使現(xiàn)有檔案管理人員在培訓中不斷強化自身的專業(yè)知識，同時還要對計算機技術(shù)和數(shù)字通信技術(shù)進行掌握，能夠?qū)﹄娮訖n案管理技能熟練深怕，從而提高檔案管理者的知識結(jié)構(gòu)，對改善檔案管理者隊伍的結(jié)構(gòu)，確保檔案管理人員整體素質(zhì)的提升。 　　

從這些方面可以充分的看出來，檔案管理數(shù)字化不僅對檔案隊伍結(jié)構(gòu)進行了優(yōu)化，而且也加快了檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)的更新速度。 　　

二、促進現(xiàn)代管理技術(shù)應(yīng)用，提高了工作效率 　　

檔案一種豐富的信息資源，它記載著社會發(fā)展各歷史時期進展的全過程，也信息，匯集著豐富的、大量的各方面的知識，使檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動多，勞動強度大。數(shù)字化管理如利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時，立卷人根據(jù)自己的理解對文件進行分類，盡管都仿照統(tǒng)一的標準，但因每個人的理解能力不同，對同一份文件有不同的分類，因此不可避免地產(chǎn)生分類不準的現(xiàn)象，影響案卷質(zhì)量，給利用工作帶來不便。而利用計算機模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內(nèi)容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位時案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率。二是用傳統(tǒng)的文書立卷方法立卷，當發(fā)現(xiàn)立卷的文件有遺漏和收集不完成時，就要拆卷，有要對卷內(nèi)文件從新排序，卷內(nèi)文件目錄也要重新填寫，重新編號，重新裝訂。而利用計算機立卷發(fā)現(xiàn)文件遺漏時，插入非常方便，只需修改一下文件的目錄就行了。 　　

三、是人工立卷歸檔時，經(jīng)常需要對文件進行接邊的切邊，稍不留神，就會破壞文件全貌甚至切掉重要的批示和領(lǐng)導(dǎo)的簽字。使用計算機立卷歸檔、降低了檔案工作人員的工作量，提高了工作效率。既能完整地保存文件的全貌，又能按時完成歸檔工作，不至于出現(xiàn)文件積壓現(xiàn)象。從而使檔案管理人員從繁重的立卷中解脫出來，集中時間和精力致力于檔案與信息資源的開發(fā)和利用工作。 　

四、有效保護了原紙質(zhì)檔案，改善了利用方式 　　

漫長的社會發(fā)展歷史和悠久的檔案存儲歷史，使我國現(xiàn)存的檔案和書刊，種類眾多，其價值不可估量，如古老的文化遺產(chǎn)和元朝、明朝、清朝及民國時期的珍貴檔案、歷史地圖和其它大量的珍貴歷史文獻。這些古老的珍貴文獻和檔案記載著中華民族燦爛文化與悠久的歷史，必須加以妥善保管，要想方設(shè)法延長其保存期限。過去的材質(zhì)和現(xiàn)行的紙質(zhì)材料，都難以達到這一目的，但數(shù)字化管理，如利用計算機掃描技術(shù)對這些文獻作數(shù)字化處理，制作數(shù)字化副本，提供利用和交流，把原件妥善地保存起來，便可以有效地延長原件的保存時間，以防因長期翻閱造成字跡模糊或破損，甚至是在出現(xiàn)天災(zāi)人禍的情況下遭致毀滅性的破壞，達到了保護作用。

????在當前檔案數(shù)字化管理工作中，在紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上形成數(shù)字化副本，這樣就避免了紙質(zhì)檔案孤本的諸多弊端，而且提高了檔案的利用率，一份檔案可以同時提供給多人進行使用。同時檔案管理的數(shù)字化，可以使檔案使用者不再受制于時間和空間的限制，可以通過局域網(wǎng)或是廣域網(wǎng)實現(xiàn)數(shù)字檔案文件的異地傳輸，實現(xiàn)檔案的異地調(diào)閱和利用。檔案使用者只需要通過一臺聯(lián)網(wǎng)的計算機就可以查閱到自己所需要的檔案信息，進一步對檔案的利用空間進行了拓展，而且檔案使用者也不再受掉于時間的限制，可以隨時實現(xiàn)對檔案資源的利用。

五、使用更加高效，識別率更高的OCR識別技術(shù)，OCR現(xiàn)在在國內(nèi)技術(shù)應(yīng)用龐雜，但是也有在國內(nèi)外應(yīng)用過程中獲取到一致好評的，例如北京文通科技，在行業(yè)內(nèi)擁有非常良好的口碑，同時技術(shù)種類多，團隊強大，售后服務(wù)后，值得合作！

隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，我國檔案管理數(shù)字化的優(yōu)勢不斷發(fā)揮出來，并在實際工作中取得了較好的成效，但在檔案數(shù)字化管理工作中還存在著一些不完善的地方，所以需要我們充分的認識到檔案管理數(shù)字化的重要意義，在日常工作中不斷加強檔案數(shù)字化建設(shè)，在工作中不斷創(chuàng)新，從而利用新技術(shù)和新方法來加快推動檔案數(shù)字化的發(fā)展，為檔案信息化建設(shè)奠定了良好的基礎(chǔ)。

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參考文獻 　　

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